FS-2007-27(SP), diciembre 2007
El ser un empleador conlleva unas responsabilidades importantes. El asegurarse de que todos los trabajadores est芍n clasificados apropiadamente como empleados o contratistas independientes y asegurarse de que los impuestos sean retenidos y pagados de una manera oportuna son situaciones cr赤ticas.
Esta hoja informativa, la decimonovena de la serie sobre la Brecha Tributaria, ayuda a los due?os de los negocios a entender mejor sus responsabilidades relacionadas con los impuestos sobre la n車mina y c車mo clasificar a los trabajadores.
Es un error com迆n cada vez que una persona se clasifica como contratista independiente cuando 谷sta trabaja a tiempo parcial o gana menos de $600 por a?o. De hecho, la condici車n de trabajo a tiempo parcial y la cantidad de horas trabajadas no son, por lo general, factores que determinan si un trabajador es un empleado o un contratista independiente.
Clasificaci車n del Trabajador
Los empleadores tienen que retener el impuesto sobre el ingreso y el impuesto del seguro social de los cheques de n車mina de los empleados. En cambio, los contratistas independientes son responsables de declarar y pagar sus impuestos sobre el ingreso y los impuestos del seguro social.
Los negocios usan algunos factores para determinar c車mo clasificar a sus trabajadores, los cuales incluyen el grado de control que el negocio tiene sobre sus trabajadores. Por lo general, mientras m芍s control tiene el negocio sobre un trabajador, es m芍s probable que el trabajador sea un empleado en vez de un contratista independiente.
Los hechos que proveen la evidencia sobre el grado de control y de independencia se clasifican en tres categor赤as:
- Control sobre el funcionamiento
- Control financiero
- Clase de relaci車n
El control sobre el funcionamiento establece si el negocio tiene el derecho de dirigir y controlar c車mo el trabajador desempe?a la tarea para la cual fue contratado. Por lo general, toda persona que desempe?a servicios para usted es su empleado si usted puede controlar qu谷 es lo que se va a hacer y c車mo se va a hacer. Esto es as赤 aunque usted le ofrezca al empleado la libertad de acci車n. Lo importante es que el empleador tenga el derecho de controlar los detalles de c車mo se desempe?an los servicios. Tales detalles incluyen:
- Cu芍ndo y d車nde hacer el trabajo
- Qu谷 herramientas o equipo usar
- Qu谷 trabajadores contratar o para ayudar con el trabajo
- Donde comprar suministros y servicios
- Qu谷 trabajo tiene que ser desempe?ado por una persona en particular
- Qu谷 orden o secuencia se va a seguir
El control financiero establece si el trabajador tiene la habilidad de afectar las decisiones financieras. ?Acaso el trabajador tiene una inversi車n significativa en bienes o herramientas? ?Acaso hay gastos no reembolsados, los cuales el trabajador tiene que cubrirlos de su cuenta? ?Acaso los servicios del trabajador est芍n disponibles al p迆blico? Cu芍l es el m谷todo de pago: ?Se les paga si el trabajo es completado o no, o se les paga s車lo si terminan el trabajo? Los contratistas independientes pueden tener una ganancia o una p谷rdida en un trabajo. ?Acaso puede el trabajador hacer decisiones de negocio que afecta su resultado final?
La relaci車n entre las partes establece si hay o no un contrato entre el trabajador y el negocio y c車mo se redact車; si el trabajador recibe alguna clase de beneficios (paga por vacaciones y enfermedad, planes de jubilaci車n y seguro de vida o m谷dico-hospitalarios). Tambi谷n, establece la permanencia de la relaci車n, tal como que contin迆e de manera indefinida o s車lo por la duraci車n de un proyecto o un per赤odo espec赤fico. ?El trabajador tiene su propio negocio, el cual 谷l mercadea a otros?
Si desea que el ibet determine si una persona en particular es un contratista independiente o un empleado, presente el Formulario SS-8, Determination of Worker Status for Purposes of Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding (Determinaci車n del estado de empleo de un trabajador para prop車sitos de los impuestos federales sobre el empleo y la retenci車n del impuesto sobre el ingreso), en ingl谷s.
Obligaciones de los Impuestos sobre la N車mina
Si tiene empleados, usted es responsable de varios impuestos federales, estatales y, posiblemente, impuestos locales. Como empleador, tiene que retener algunos impuestos de los cheques de n車mina de sus empleados. Antes de que se convierta en un empleador y contrate empleados, usted necesita un n迆mero de identificaci車n del empleador.
Los impuestos sobre la n車mina incluyen los siguientes:
- La retenci車n del impuesto federal sobre el ingreso
- Los impuestos del seguro social y del Medicare
- Los impuestos federales para el desempleo (FUTA, por sus siglas en ingl谷s)
Por lo general, usted tiene que retener el impuesto federal sobre el ingreso de los salarios de sus empleados. Para calcular cu芍nto tiene que retener de cada pago de salario, use el Formulario W-4(SP) (o el Formulario W-4, en ingl谷s) de su empleado y los m谷todos descritos en la Publicaci車n 15 (Circular E), Employer's Tax Guide ((Circular E), Gu赤a tributaria para el empleador) y la Publicaci車n 15-A, Employer's Supplemental Tax Guide (Gu赤a tributaria suplementaria para el empleador), ambas disponibles en ingl谷s.
Los impuestos del seguro social y del Medicare pagan por los beneficios que los trabajadores y las familias reciben bajo la Ley de Contribuci車n al Seguro Social (FICA, por sus siglas en ingl谷s). El impuesto del seguro social paga por los beneficios bajo FICA de la parte del seguro por vejez, incapacidad y sobrevivientes. El impuesto de Medicare paga por los beneficios bajo FICA de la parte del seguro hospitalario. Usted retiene una parte de estos impuestos de los salarios de sus empleados y paga una cantidad similar por su parte como empleador.
El impuesto federal para el desempleo es parte del programa federal y estatal bajo la Ley Federal de Contribuci車n para el Desempleo (FUTA, por sus siglas en ingl谷s) que paga compensaci車n por desempleo a los trabajadores que pierden sus trabajos. Usted declara y paga el impuesto FUTA separado de los impuestos del seguro social y Medicare, adem芍s del impuesto sobre el ingreso retenido. Paga el impuesto FUTA s車lo de sus propios fondos. Los empleados no pagan este impuesto ni se les retiene de su paga.
Por lo general, usted tiene que depositar el impuesto sobre el ingreso retenido y ambas porciones (empleador y empleado) de los impuestos del seguro social y Medicare (menos todo pago adelantado del Cr谷dito por Ingreso del Trabajo (EIC, por sus siglas en ingl谷s)). A partir del 1 de enero de 2011, se les requiere a todos los contribuyentes a depositar los impuestos sobre la nomina utilizando el Sistema de Pagos Electr車nicos del Impuesto Federal (EFTPS, por sus siglas en ingl谷s).
Un negocio, por lo general, no tiene que retener o pagar ning迆n impuesto federal sobre pagos a contratistas independientes. Sin embargo, los contratistas independientes est芍n sujetos a los impuestos del trabajo por cuenta propia y el impuesto sobre el ingreso; deber芍n planificarse apropiadamente.
La mayor赤a de los empleadores hacen el esfuerzo m芍ximo para cumplir con sus obligaciones relacionadas con los impuestos sobre la n車mina. Si un empleador hace un error y clasifica a un empleado como contratista independiente, el empleador debe corregir ese error. El sitio ibet.gov contiene instrucciones sobre c車mo corregir la declaraci車n de los empleados clasificados err車neamente.
Ayuda Profesional
El determinar la condici車n del trabajador y la declaraci車n y el pago de los impuestos sobre la n車mina puede ser un proceso complejo. A los due?os de los negocios que necesitan ayuda se les recomienda que consulten a un profesional de los impuestos o un proveedor de servicios de n車mina.
Si subcontrata algunas o todas las responsabilidades sobre su n車mina, usted debe estar consciente que sigue siendo responsable del pago de los impuestos. Si un tercero falla en hacer sus dep車sitos de impuestos sobre la n車mina, usted sigue siendo responsable de las cantidades no pagadas. ibet.gov tiene consejos adicionales sobre c車mo subcontratar los servicios de n車mina.
Recursos Adicionales:
- Publicaci車n 15 (Circular E), Employer＊s Tax Guide (Gu赤a tributaria para el empleador), en ingl谷s
- 捩喝莉梭勳釵硃釵勳車紳&紳莉莽梯;15-插, Employer＊s Supplemental Tax Guide (Gu赤a tributaria suplementaria para el empleador), en ingl谷s
- 捩喝莉梭勳釵硃釵勳車紳&紳莉莽梯;1779, Independent Contractor or Employee＃ (Contratista independiente o empleado＃), en ingl谷s
- 捩喝莉梭勳釵硃釵勳車紳&紳莉莽梯;1976, Do You Qualify for Relief under Section 530? (?Re迆ne los requisitos usted para el alivio de acuerdo a la secci車n 530?), en ingl谷s
- Recursos para Peque?as Empresas - P芍gina web del ibet, en espa?ol
- IR-2007-184, ibet and States to Share Employment Tax Examination Results (El ibet y los estados compartir芍n los resultados de las auditor赤as de los impuestos sobre la n車mina), en ingl谷s
- Payroll and Practitioner Resources 每 P芍gina web ibet, en ingl谷s